La gestión de equipos remotos requiere las mismas habilidades e instrucciones que cualquier equipo presencial: Objetivos claros, retroalimentación, interacción, enfoque. Pero la distancia añade retos adicionales, la adopción de un marco de trabajo ágil como Scrum puede ayudarnos a superar estos retos.
En el mercado existen muchas herramientas tecnológicas que nos ayudan a mantenernos conectados y ¨»cercanos» y son altamente recomendadas como Microsoft Teams, Google Meet, Slack y por supuesto la estrella de las reuniones Zoom. Pero estas herramientas no nos ayudan a superar ciertos retos culturales y relacionadas al comportamiento humano. Veamos algunos de estos retos que se presentan en equipos remotos.
1 Perdida de identidad con la compañía. Este es un problema crítico y crece cada día sin que nos demos cuenta. Los humanos tendemos a socializar en grupo. En la oficina se forman amistades entre las personas. Todos son parte de un mismo equipo en la compañía. Cuando la gente trabaja remotamente, y ya nos e comparte un café o un desayuno, se forma una sensación extraña. Se pierden los nexos y conexiones con las personas que ya no conocemos. La consecuencia es que la compañía se divide en grupos y estos grupos van a tener mayor dificultad para trabajar en conjunto.
2 El conocimiento no llega a los equipos. Aún en equipos que han trabajado juntos por muchos años, enfrentan retos en la transferencia de conocimiento. En muchos casos, el equipo de desarrollo está alejado del product owner. Además, el equipo de desarrollo está alejado de los usuarios del producto que están creando y dependen del product owner para entender los requerimientos.
3 Pérdida de comunicación. Cuando un equipo trabaja de forma presencial, conversa. almuerzan, se toman un café juntos, y las reuniones son más frecuentes. pero en un equipo remoto esto no sucede. El problema es que un equipo remoto necesita aún más comunicación. La comunicación es clave para superar los retos que hemos visto. Así que tenemos que encontrar los mecanismos para aumentar la comunicación en equipos remotos.
4 La caja negra. Cuando el equipo remoto está alejado, no vemos lo que está haciendo ni quién está trabajando en nuestro producto. El equipo remoto se convierte en una caja negra, Enviamos requerimientos y esperamos una salida. En este entorno se vuelve más necesario la adopción del agilismo. Los miembros del equipo remoto tienen que ser vistos como un solo equipo, tenemos que saber cómo cada miembro aporta al equipo, la caja negra tiene que ser abierta.
Ya conocemos los retos, ahora respondamos la pregunta ¿Cómo Scrum puede ayudarnos a gestionar los nuevos equipos remotos?
El Scrum Master toma más importancia en una organización.
El Scrum Master es el rol por excelencia para remover los impedimentos del equipo y hay algunas recomendaciones que puede seguir para mantener al equipo comunicado y unido.
Adaptar y mantener una disciplina en el uso de herramientas. Pasar de las herramientas físicas como paneles Kanban y las reuniones diarias presenciales a herramientas digitales y reuniones virtuales tomará tiempo de adaptación. Para esto el Scrum Master deberá generar el hábito de uso de las herramientas para el trabajo remoto.
Sprints más cortos para mantener los objetivos simples. Sprints y retrospectivas cada semana pueden ser más efectivos en equipos remotos para no descuidar el enfoque en los objetivos y avances del proyecto.
Reuniones más interactivas y en equipos más pequeños. Es de vital importancia mantener el interés en las reuniones remotas y esto se puede perder si hay muchos participantes, la recomendación es que se armen equipos más pequeños para que todos puedan -y deban- participar activamente en la reunión y que todos aporten algo.
El Product Owner debe conocer las nuevas necesidades de los clientes
En la llamada «nueva normalidad» las necesidades de los clientes no van a ser las mismas. El valor que las empresas y sus servicios aportan a la sociedad van a tomar mucha más importante que antes. El Product Owner debe conocer esas nuevas necesidades para definir con más prioridad los productos que tengan estén alineados con estas nuevas necesidades. Además el Product Owner debe convertirse en un experto en experiencia del cliente ya que en la actualidad esto hace la diferencia entre el éxito o fracaso de un producto.
Estas habilidades deben ser reforzadas en el Product Owner ya que en equipos remotos es quizá el único punto de contacto entre el negocio y el equipo de desarrollo, de esta manera evitamos la dependencia de involucrar a usuarios o más miembros al equipo del proyecto.
El conocimiento tiene que estar más disponible para todos.
El objetivo es asegurarse que todos los miembros del equipo tengan acceso igualitario a información crucial del proyecto, hay que romper el paradigma de «información reservada» o el miedo a que «se van a llevar el conocimiento».
Un equipo presencial tiene más interacciones con el usuario y Product Owners. EN equipos remotos se necesita un plan para acceder a esa información. Reuniones de planificación más efectivas, más involucramiento del Product Owner en estas reuniones y pensamiento creativo para obtener mejor feedback de los usuarios en las etapas del proyecto.
Fallar rápido y barato
Una de las bases de Scrum y el agilismo es tomar decisiones más rápidas, con la premisa de que demasiado análisis puede ser más costoso que ejecutar una idea aunque esta sea fallida. Esto toma más relevancia en momentos de cambio o de incertidumbre. En tiempos en que muchos negocios tienen que reinventarse o cambiar la propuesta de sus negocios, no podemos pasar demasiado tiempo esperando encontrar la solución perfecta. Un producto más simple con objetivos claros puede determinar el éxito o fracaso en la adaptación de nuestro negocio.
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