Este quizá sea el post más bizarro que he escrito hasta ahora, pero me servirá para probar un concepto y será de una forma más divertida que con un post tradicional de un blog de tecnología y transformación digital.
Masterchef se ha convertido en uno de los programas de televisión favoritos en Ecuador, Colombia, Argentina y otros países de Latinoamérica, y no solo entre los aficionados a la cocina, y yo soy uno de esos aficionados.
Hace poco comencé a utilizar a Masterchef como analogía para explicar los roles y los elementos de la metodología Scrum (marco de trabajo para los puristas) y esto me ayudaba a probar dos puntos. Lo fácil que es comprender la metodología, y demostrar que Scrum sirve para cualquier tipo de proyecto o trabajo en equipo, y no solamente para proyectos tecnológicos.
Mis capítulos preferidos de Masterchef siempre han sido los retos de campo, donde tienen que trabajar en equipo y con recursos limitados para prepara la comida de exigentes comensales. Pero para los concursantes estos retos siempre son los más complicados y siempre se escucha al final las mismas frases: «nos faltó organización», «nos faltó trabajo en equipo», «un líder tiene que saber delegar», «no se tenían claras las tareas», «hay que correr al inicio para no correr al final¨» y por supuesto la clásica «nos faltó tiempo». Aquí es dónde el fracaso de los capitanes me sirve para explicar los elementos de Scrum
Scrum es un marco de trabajo diseñado para desarrollar proyectos complejos que se caracterizan por ser dinámicos y cambiantes y que requieren trabajo en equipo. Scrum se basa en iteraciones, es decir, el proyecto se divide en entregas parciales e iterativas que agreguen valor al cliente hasta obtener el producto final.
Los principales roles de Scrum.
El producto owner es el encargado de definir los objetivos del proyecto, reglas, entregables y sobre todo sus prioridades, este perfil es quien conoce del negocio y por eso puede dar las definiciones claves del proyecto, además representa la voz del cliente y del resto de interesados no implicados directamente en el proyecto. En nuestra analogía con Masterchef, el producto owner son los tres chefs que además son los jueces de la competencia, ellos definen los menús a preparar, las reglas del juego y además los plazos de entrega, pero ellos no preparan la comida.
El Scrum Master es quien domina la metodología Scrum y es además un líder técnico y servicial, tiene mucho conocimiento técnico para ejecutar el desarrollo o creación del producto, y se define como un líder servicial ya que debe resolver los conflictos que se presenten dentro del equipo de trabajo. Este es el rol que cumplen (o al menos intentan) los capitanes de los retos de campo. Son nombrados capitanes porque destacaron en algún reto anterior, son los que designan tareas al equipo para cumplir con el objetivo pedido por el product owner (los chefs) y además son los encargados de resolver los problemas que se van presentando en la cocina.
El Scrum Team lo conforman todos los miembros del equipo dedicado al desarrollo o creación del producto, son por lo general personas técnicas pero pueden ser también multidisiplinaro. Una característica importante del Scrum Team es que es un equipo auto organizado y debe requerir poco seguimiento y dirección, por este motivo en Scrum no hay roles de jefes o directores. Siguiendo con la analogía de Masterchef, el Scrum Team lo conforman los cocineros de los equipos, ellos reciben las tareas por parte del capitán pero tratan de realizar sus preparaciones sin intervención del capitán hasta que la preparación esté lista (al menos lo intentan) en ocaciones un miembro del Scrum Team puede recibir lineamientos directamente del product owner (los chef).
Artefactos y funcionamiento de Scrum.
Una vez identificados los roles de Scrum, veamos cómo funciona la metodología (marco de trabajo) y sus artefactos.
La metodología Scrum inicia cuando todo el equipo se reúne para elaborar el llamado Product Backlog. Este es un documento (no tiene un formato específico solo se requiere que sea claro y entendible) que contiene las historias de usuario (requerimientos) y las tareas que definen y se requieren para desarrollar el proyecto o producto. El dueño de este documento es el product owner y solo él puede modificar prioridades o alcances. En Masterchef vemos este evento al inicio de los retos cuando los chefs explican el menú que requieren se elabore, las reglas o ingredientes a utilizar y el tiempo para entregar el producto.
El siguiente elemento importante de la metodología es la definición del Sprint Backlog. Aquí es donde el proyecto grande se comienza a dividir en entregables más pequeños. El sprint backlog contiene las historias y tareas a ejecutarse durante un período corto de tiempo llamado Sprint. Estos entregables más pequeños son definidos según su prioridad y valor para el cliente y la duración del Sprint debe ser de una semana o cuatro semanas como máximo. Aquí es donde la organización de los equipos en Masterchef comienzan a fallar, el definir objetivos cortos les puede ayudar a ¨»correr al inicio para no correr al final». Por ejemplo, la elaboración de un menú puede ser dividido en cuatro entregables y sprints:
- Sprint 1: 30 minutos de duración; entregable: proteína cocinada.
- Sprint 2: 15 minutos de duración; entregable: guarnición elaborada.
- Sprint 3: 15 minutos de duración; entregable: salsa elaborada.
- Sprint 4: 15 minutos de duración; entregable: emplatado.
Para cumplir los objetivos de cada sprint es importante enfocar el trabajo de todo el equipo al sprint que se está ejecutando y evitar los trabajos en paralelo que no agregan valor.
Eventos de Scrum.
En Scrum el control y revisión de los objetivos se realiza mediante eventos o reuniones que buscan ser lo más productivas posibles. Para planificar el trabajo de un sprint se debe realizar una Sprint Planning Meeting donde participa todo el equipo pero el Product Owner es quien prioriza las tareas del product backlog a realizar.
Para revisar el avance del trabajo del sprint se realiza una reunión diaria, de 15 minutos máximo, llamada Daily Scrum. Esta revisión es equivalente a la revisión que cada cierto tiempo realizan los chefs para revisar que se esté cumpliendo el objetivo y corregir ciertos errores si es necesario. Esta revisión también deberían hacerla los capitanes como Scrum Masters.
Una vez terminado el tiempo del sprint se debe revisar el trabajo realizado en una reunión llamada Sprint Retrospective. Esta tiene como objetivo revisar si el objetivo se cumplió y qué se puede mejorar para trabajar con más velocidad. Esta es otra falla en la organización de los equipos en Masterchef, la revisión de resultados se realiza solo al finalizar el reto cuando los chefs descargan su enojo sobre los cocineros, cuando esta revisión la deberían hacer los capitanes durante el tiempo del reto para ir mejorando el trabajo en equipo y su velocidad.
Beneficios de Scrum.
Scrum es ideal para mejorar el trabajo en equipo, logrando que estos puedan desarrollar productos de forma más rápida y con mejor calidad. Fomenta el enfoque en el trabajo que agrega valor al cliente. Reduce el esfuerzo de supervisión ya que promueve la auto organización y el compromiso de todo el equipo de trabajo para lograr el objetivo común.
La adopción de esta metodología en las organizaciones permite reducir el tiempo de desarrollo de productos, y transforma a las organizaciones en organizaciones más flexibles y adaptables al cambio en un entorno altamente competitivo.
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