Mucha gente comparte sus recomendaciones para ser más productivos en el trabajo, pero es un error asumir que lo que me funciona a mi funcionará con las demás personas.
Por ejemplo, una persona podrá ser altamente productiva haciendo ‘multi-tasking’ pero en realidad la mayoría de personas necesitamos enfocarnos en una sola tarea sin distracciones para poder completarla eficientemente.
Las metodologías ágiles como Lean, Lean Startup o Scrum, proporcionan herramientas y hábitos de productividad realmente probados y que han funcionado desde hace mucho tiempo en el mundo del desarrollo de software y proyectos tecnológicos.
Ahora las metodologías ágiles como Scrum se están extendiendo a todo tipo de negocio por el gran impacto que genera su adopción y sus principios son compartidos con las personas altamente competitivas.
El Centro de Investigación de Ventas del Grupo RAIN estudió a más de 2.300 personas altamente productivas para determinar qué hábitos laborables son los que comparten entre si y se pueden aplicar a diferentes ámbitos.
Cuando vi los resultados me llamó la atención la similitud que tienen con los hábitos que nos enseñan las metodologías ágiles como Scrum, por lo que aquí resumo los 10 trucos más importantes y su forma de aplicarlos.
1. Planean sus actividades de manera semanal
El cincuenta por ciento de las personas estudiadas planean sus tareas de forma semanal. Tal cual como Scrum nos recomienda trabajar en sprints cortos de 2 semanas con un entrañable objetivo al final del sprint.
2. Invierten mejor su tiempo
Casi la mitad del grupo estudiado dedican la mayoría de su tiempo a tareas que le den mejores resultados. Al igual que las metodologías ágiles que nos enfocan a trabajar por objetivos.
3. Se concentran
Las personas altamente productivas logran entrar en una «zona» de productividad y concentración. Para lograr una alta concentración es necesario no tener impedimentos que nos impida culminar una tarea, ese es trabajo de un Scrum Master dentro del equipo.
4. Fraccionan las grandes tareas un unas más pequeñas
Un tablero Kanban puede ser una gran herramienta para dividir tareas que cumplan un objetivo más grande y mantener el estado de las tareas terminadas y las que quedan pendientes.
5. Empiezan con la actividad de mayor impacto
Scrum nos enseña que las tareas siempre deben tener una prioridad, cuando todo es importante nada es importante .
6. Monitorean su progreso de forma semanal
Casi la mitad de las personas altamente productivas revisas semanalmente el cumplimiento de sus objetivos. Este tipo de reuniones se llaman Scrum Retrospective, donde se evalúa el resultado y cumplimiento del objetivo del sprint realizado durante la semana,
7. Tienen sus objetivos por escrito
La visibilidad de un tablero Kanban y el objetivo del sprint que se está ejecutando es fundamental para que las personas no desvíen su atención o trabajo que no les lleva a cumplir los objetivos planteados
8. Dedican tiempo a lo que aman
El 38 por ciento de las personas estudiadas manifiestan que disfrutan del tiempo que le dedican a las cosas que aman. Al igual que la motivación y la auto-organización que tiene los equipos Scrum que hace que requieran poca supervisión para que cumplan con sus tareas.
9. No reaccionan a la agenda de los demás
El 35 por ciento de las personas estudiadas reconocen que manejan su propia agenda y no reaccionan a las agendas de los demás. Esto lo podemos comparar con la función que cumple el Product Owner en un equipo Scrum, donde las tareas que son priorizadas no se pueden cambiar por nadie, al menos que el Producto Owner lo autorice.
10. Dicen que no
Las personas altamente productivas dicen que no un 3.7 veces más que el resto de personas. Esto es lo más complicado de lograr para alcanzar la disciplina que exige una metodología ágil, pero es clave decir que no a todas las personas y actividades que nos puedan distraer de cumplir los objetivos semanales y del proyecto.
Adoptar todos estos hábitos en una sola persona y en el corto plazo es muy complicado, por eso los equipos ágiles deben complementarse con personas que cumplan con la mayor cantidad de habilidades posibles y las contagien permanentemente dentro del equipo.
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