Cuando iniciamos nuestra jornada de trabajo, en cualquier tipo de empresa en la que trabajes, al final del día siempre nos falta tiempo para cumplir con todas las tareas que teníamos planificadas realizar. Clientes que no atendimos, correos que no respondimos, presentaciones que no terminamos, son casos comunes que ha todos nos ha pasado. Entonces, ¿Cómo podemos ser más productivos en nuestro trabajo sin tener que alargar las jornadas de trabajo?
La automatización de procesos, hoy en día, es fundamental en la productividad de las empresas, incluyendo las Pymes. Automatizar procesos como la atención al cliente o los procesos de ventas será la gran diferencia entre trabajar duro y trabajar inteligente.
A continuación te dejo 5 ideas de automatización de fácil implementación y bajo costo.
1. Implementar respuestas automáticas.
Las respuestas automáticas por correo electrónico o mensajes de WhatsApp pueden parecer un poco impersonales, pero lo cierto es que reflejan una imagen de que la atención rápida al cliente es una prioridad en tu empresa.
Puedes crear una plantilla para tus respuestas utilizando el mismo lenguaje con el que lo haría un ejecutivo de tu empresa. A continuación un ejemplo de una plantilla tomada del blog de Trello.
"Hola, [Nombre], ¡Gracias por contactarnos! Estamos emocionados de que se haya contactado con nosotros. Un asesor de nuestro equipo se contactará con usted a la brevedad. Sin embargo, dejanos saber si tienes alguna pregunta que podamos responder mientras tanto.
Trata de mantener la plantilla actualizada para el cliente sepa que el correo está siendo atendido y hay personas detrás del mismo. Si en tus redes sociales usas emojis también los puedes usar en las respuestas automáticas.
2. Comienza con un CRM en linea.
Al inicio de un emprendimiento descuidamos el embudo de ventas de los clientes, es cierto, al inicio no son muchos los clientes a los que debes hacerle seguimiento, pero con el tiempo necesitarás organizar tus contactos y potenciales clientes para no perderlos, y nuestro querido Excel con sus tablas y colores no nos será suficiente.
Si no estás listo para comprar un CRM como el de las grandes empresas, puedes comenzar con un CRM en linea que cumpla tus necesidades básicas que normalmente son:
- Organizar tus contactos
- Seguimiento de atención y oportunidades
- Reportes de clientes potenciales y ventas cerradas
- Asignar clientes a los ejecutivos de ventas
Algo muy útil para comenzar con tu CRM en linea es utilizar herramientas de integración de tu correo electrónico con tu CRM en linea para crear casos de atención cada vez que llegue un correo a una cuenta de soporte. Aquí te dejo un ejemplo de una herramienta de integración de Gmail.
3. Agenda reuniones de forma automatica.
¿Cuánto tiempo pierdes coordinando las agendas de los invitados a tu reunión? Esto lo puedes evitar usando una herramienta de agendamiento de citas. Estas Herramientas permiten enviar tu disponibilidad de tiempo a tus invitados y la herramienta agendará la reunión de forma automática en el mejor horario disponible.
También puedes usar tu CRM en linea para dejar registrado todas las reuniones que tuviste con en cliente y las reuniones pendientes.
4. Utiliza un ChatBot para atender preguntas.
La atención al cliente con un ChatBot no solo aumentará tu productividad, además te dará una imagen de una empresa automatizada e innovadora. Además son de fácil implementación y no se requiere escribir código de programación para iniciar con un ChatBot que atienda los requerimientos más comunes de tus clientes.
Landbot.io Una herramienta de mis favoritas para crear ChatBots ya que todo se puede hacer de forma gráfica y cuenta con muchas herramientas de integración, incluso para WhatsApp.
5. Digitaliza tus documentos.
Si en tu empresa manejas todavía contratos físicos, roles de pagos, formularios de registro, etc. Necesitas urgente dejar esa mala imagen de empresa tradicional y digitalizar todos los documentos que puedas. Solo necesitas una solución de firma electrónica como DocuSign y una cuenta de almacenamiento en la nube como Azure para guardar todos los documentos como PDFs.
La firma electrónica y documentos electrónicos tienen cada vez tiene más validez en todas las instituciones y siempre tendrás la posibilidad de imprimirlos solo en caso que sea necesario.
Nuevamente, no es necesario grandes inversiones en capacidades técnicas, dependiendo del volumen de documentas que requieras firmar y almacenar de forma electrónica encontrarás un plan que se ajuste a tu medida.
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